Emitir facturas electrónicas en nuestro comercio online

Emitir facturas electrónicas en nuestro comercio online

Dentro de las tiendas online, uno de los factores que hay que tener en cuenta es la facturación de la empresa. Y es que a principios de 2013 entró en funcionamiento el nuevo reglamento para la emisión de facturas, que pretende armonizar las normas y obligaciones de facturación a nivel europeo, y éste afecta a las tiendas virtuales. A continuación os hablamos de las claves para la facturación de vuestra tienda virtual.

En primer lugar, una factura es un documento mercantil en el que se encuentra toda la información de una operación por compra – venta de un bien o un servicio. Dentro de la nueva reglamentación, encontramos dos tipos de facturas:

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• La factura ordinaria: Es la de uso más frecuente y la que se puede expedir en todo caso. Ésta debe llevar:

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1. Número de factura, que debe ser correlativo
2. Fecha de emisión de la factura
3. Número de identificación fiscal y denominación fiscal del emisor
4. Identificación del receptor
5. Descripción rigurosa del concepto
6. Base imponible de bien, así como también el tipo de IVA aplicado y la cuota del IVA.
7. Importe total de la factura
8. Otros contenidos, como por ejemplo si está exenta de IVA.

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• La factura simplificada: Ésta es un poco más compleja que los tickets, a los cuales substituye. Ésta debe contener: número correlativo, fecha de expedición, identificación del emisor, descripción de los bienes entregados, importe total y tipo impositivo o, en su defecto, la expresión IVA incluido.

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La factura simplificada se puede expedir en los siguientes casos:

1. Para emitir facturas rectificativas
2. Cuando el importe no sea superior a 400€ (IVA incluido)
3. Cuando el importe no sea superior a 3000€ (IVA incluido) en aquellos casos en los que se determina el reglamento y que coincide con los casos en los que se podía emitir ticket: ventas al por menor, ventas o servicios en ambulancia, ventas o servicios a domicilio del consumidor o transportes de personas, entre otros.

Existen otras facturas que se consideran en el reglamento, como por ejemplo:

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• Rectificativas: Son las que nos permite corregir alguna factura emitida con anterioridad, ya sea por error o por impago.
• Recapitulativas: Permite englobar varias operaciones con un mismo destinatario en un mes natural.

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Pero a día de hoy, lo multimedia se adapta al comercio electrónico y a las facturas; hoy en día consideramos que una factura escaneada y enviada por mail se puede convertir en una factura electrónica si está firmada digitalmente y, una factura enviada por mail e imprimida es una factura en papel. Es decir, el concepto de factura electrónica varía según el medio empleado para su emisión.

Pero, ¿está nuestra tienda online obligada a emitir facturas?  Según el nuevo reglamento, estaremos obligados a emitir factura en los siguientes casos:

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• Cuando el destinatario sea un empresario, así como también cuando el destinatario lo exija.
• Cuando se realicen entregas intercomunitarias en la que los bienes estén exentos de IVA.
• Cuando se entreguen o transporten bienes de la Comunidad Europea (menos aquellas entregas libres de impuestos).
• Cuando se entreguen productos que deben ser montados antes de su puesta a disposición.
• Cuando se entreguen bienes o servicios a personas jurídicas o a las Administraciones Públicas.

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Es decir, no estaremos obligados a emitir facturas electrónicas si no cumplimos con lo anterior. Pero cuando emitamos facturas electrónicas, deberemos cumplir lo siguiente:

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• Tener un certificado electrónico y firma electrónica reconocida. Ésta garantizará la autenticidad del origen y la integridad de las facturas. Si no disponemos de un certificado reconocido, podemos conseguirlo en la web de AEAT de manera sencilla.
• Tener el consentimiento del receptor
• Disponer de Software que permita la emisión de facturas digitales
• Conservar una copia de las facturas emitidas

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Las ventajas que encontramos en la emisión de facturas electrónicas son las siguientes:

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• Reduce los costes que implica la emisión de la factura en papel
• Acelera la facturación
• Facilita las transacciones económicas, además de facilitar su seguridad
• Elimina los tickets
• Reduce las cargas administrativas

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Un ejemplo de herramienta para la emisión de facturas electrónicas es Hazte Una Facturae, un sistema gratuito y reconocido por la Agencia Tributaria que nos ayuda a crear facturas electrónicas, así como también conseguir la firma electrónica de forma muy sencilla.

Aun así, para cualquier duda, es mejor que consultéis a vuestros asesores, ya que dependiendo del caso, la obligación de emitir facturas puede variar.

¿Vosotros emitís facturas electrónicas? ¡No dudéis en compartir vuestras experiencias en el apartado de comentarios!